Reputatiemanagement: stappenplan

Reputatiemanagement bevat alle activiteiten van een persoon of organisatie om een gewenst beeld op te roepen bij het publiek. Deze activiteiten proberen vooral positieve associaties op te wekken en negatieve beeldvorming te beperken. Reputatiemanagement is dus ontzettend belangrijk, maar hoe pak je dit aan? In dit artikel lichten we de zes stappen van reputatiemanagement toe.

Stap 1: het creëren van een sterke identiteit

Om deze allereerste stap te kunnen realiseren, is het belangrijk om objectief te inventariseren wat de kernwaarden van je merk, product of organisatie zijn. Wat houden ze in en waar staan ze voor? Vraag je af waarin je merk of organisatie zich onderscheidt van anderen. Wat is belangrijk voor de mensen die er werken? Kortom, waar draait het in essentie om?

Deze interne informatie helpt je je kernopdracht te formuleren, te weten wie de organisatie is en waar zij voor staat. Hierin is het belangrijk niet alleen bestuurders of oprichters te betrekken, maar dit organisatiebreed te verkennen om een objectiever en completer beeld te krijgen.

Stap 2: positionering en perspectief

De tweede stap van sterk reputatiemanagement betreft de positionering van de organisatie in de markt. Wat is het concept van de organisatie? Waarin onderscheidt zij zich van concurrenten? Hoe ligt een merk, product of organisatie in de markt en hoe kijken derden ernaar? Hoe denken en spreken ze erover, online en offline? Wat zijn de verwachtingen, wensen, meningen en argumenten? En hoe worden ze door de (potentiële) doelgroep beoordeeld? Ook supporters, critici, tegenstanders en concurrenten zijn belangrijk voor het bepalen van de positionering van een organisatie.

Daarnaast is het van belang om voor een passende organisatiestructuur én een uniek organisatieconcept te kiezen. Dat helpt in de versterking en positionering van je merk, waardoor je makkelijker het doel bepaalt waar je als organisatie naartoe beweegt. Een organisatie die winst wil behalen uit arbeid kiest tenslotte niet voor een stichting zonder winstoogmerk die wordt gerund door vrijwilligers.

Lees ook: wat is een positioneringsstrategie?

Stap 3: het verhaal van de organisatie

Je organisatie bestaat uit mensen. Mensen die allemaal een idee en mening hebben en deze delen in hun omgeving. Belangrijk is daarom dat de neuzen in dat hele team dezelfde kant op staan en dat de boodschap intern helder is voor iedereen.

Deze belangrijke derde stap van sterk reputatiemanagement is dan ook om de ‘sustainable corporate story’ scherp te krijgen. Waar je sta als organisatie voor, waar kom je vandaan en waar ga je naartoe? Wat is het doel en wat is de motivatie, welke (bedrijfs)cultuur en structuur passen daarbij en hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Het verhaal van de organisatie is meer dan een verzinsel van de PR & communicatieprofessionals die de boodschap van de directie doorgeven. Het is het statement dat iedereen die bij de organisatie betrokken is, verbindt.

Stap 4: branding

Deze volgende stap is niet meer dan logisch in dit proces. Als je geïnventariseerd hebt wat de organisatieidentiteit is en wat je wil uitstralen, is het tijd om de daad bij het woord te voegen. Daar komt branding bij kijken, waarbij je alle media en middelen gebruikt en benut om je doelgroep kennis te laten maken met je organisatie op een herkenbare en betrouwbare manier.

Branding omvat het gevoel en het beeld dat je organisatie oproept, zowel in offline als online (social) media. Denk aan een (nieuwe) naam, huisstijl en logo, een vernieuwde of nieuwe website en de stroomlijning van alle communicatie op tone-of-voice, kleurgebruik en beeldmateriaal.

Stap 5: communicatie en prestatie

Voor succesvol reputatiemanagement is het belangrijk om te leren sturen op de pijlers ervan. In de vier voorgaande stappen heb je het huis ontworpen en gebouwd, rest nog om het efficiënt in te richten en te bewonen om je investering te verzilveren.

Wat zijn de pijlers van reputatiemanagement?

Emotionele aantrekkingskracht (hoe aantrekkelijk is je organisatie voor je doelgroep maar bijvoorbeeld ook voor medewerkers).
Producten of diensten (welke oplossingen biedt de organisatie voor welke problemen).
Visie & leiderschap (waar koerst de organisatie op en hoe presteren de leiders).
Werkomgeving en bedrijfscultuur (welke waarden zijn van belang in de samenwerking op de werkvloer).
Financiële prestaties (presteert de organisatie ook financieel).
Sociale verantwoordelijkheid (hoe scoort de organisatie op het gebied van Environment, Social en Gouvernance).

Stap 6: meten en managen, monitoren en bijsturen

Door de externe (online en/of offline) media te monitoren, de trends en hypes te volgen en deze externe informatie te analyseren en naast de interne informatie te leggen, kun je distilleren wat het imago van je merk, product of bedrijf is en of deze overeenkomt met de identiteit.

Als je reputatiemanagement een structurele rol geeft binnen je organisatie, hou je vinger aan de pols door je te richten op het meten en managen van de prestatie, communicatie en reputatie van je organisatie.

Door monitoring verkrijg je objectieve data waardoor je in staat bent bij te sturen in het opbouwen van een positieve reputatie voor jouw merk, product of organisatie.

Lees ook: legitimatiemanagement en reputatie

Hulp nodig bij reputatiemanagement?

Heb je hulp nodig bij reputatiemanagement? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag!

Begrippenlijst