PA in de crisis-stand zorgt voor meer creativiteit

Wat doe jij in coronatijd? Ervaringen van public affairs professionals in crisistijd

Door Sybrig van Keep, Bas Lans en Erik van Venetië

Wat is het effect van de coronacrisis op het werk van de public affairs professional? Extra werkzaamheden, veel meer ‘tele-lobby’, een bredere blik op maatschappelijke issues. En veel werk gaat ook gewoon door. Dat is het beeld dat we opmaken uit gesprekken met public affairs professionals van enkele grote bedrijven.

Voor sommigen is het ‘crisismanagement in het kwadraat’, anderen hebben opeens meer tijd voor hun gewone werk, afhankelijk van de crisisgevoeligheid van de sector.

‘Wij stonden de afgelopen weken maar in één stand: de crisis-PA-stand’, zegt Walter Annard van Rabobank. ‘Om ondernemers en  huishoudens door de crisis heen helpen. We overleggen met het ministerie van EZK en de toezichthouders over regelingen voor ondernemers en aflospauzes voor hypotheken en onder welke voorwaarden we dat doen.’

Bij de Rabobank is het ‘crisismanagement in het kwadraat’. En daar hoort bij dat iedereen al het andere werk opzij zet. Het is de houding van ‘getting things done’. Walter Annard merkt dat aan de publiek-private samenwerking over het opzetten van steunregelingen voor ondernemers, met het ministerie van EZK, maar ook met UWV, de Sociale Verzekeringsbank en de Belastingdienst. Hij is onder de indruk van de houding van de overheid, gericht op samenwerking. ‘Ik hoop dat die houding blijft’.

Public affairs professionals in de crisisgevoelige financiële sector worden meer betrokken bij de bedrijfsstrategie. Logisch, hun klanten worden direct geraakt en de risico’s van de crisis zijn groot.

Wouter Thalen van PFZW zag zijn werkzaamheden snel uitdijen. Hij speelde vanaf het begin van de crisis een rol in het crisismanagementteam. Zijn bijdrage: communicatie met andere bedrijven in de pensioensector en de pensioenkoepel, beantwoorden van de vragen van de toezichthouder, samen nadenken over de te nemen stappen en communicatie naar de medewerkers en de bestuursleden. Hij had veel oog voor de communicatie en de reputatie van het fonds.

Wouter Thalen: ‘We hebben ons ook gebogen over hoe PFZW zich flexibeler kon opstellen naar de werkgevers in de achterban bij het voldoen van hun premieverplichtingen. Zo bewegen we mee met de uitdagingen waar bedrijven en instellingen plotseling voor komen te staan.’

Een tijd van én-én

De coronacrisis levert Jacco van der Tak en zijn team meteen een fors pakket werkzaamheden op. Hij is net begonnen met zijn nieuwe baan als directeur communicatie en corporate affairs bij de Nederlandse Spoorwegen. Dagelijks heeft hij contact met de raad van bestuur over de impact van de crisis op de dienstverlening, over de financiële gevolgen voor het bedrijf en de gesprekken daarover met stakeholders in de OV-sector en met Den Haag. ‘Hoe zorgen we ervoor dat het openbaar vervoer een logische keuze blijft voor reizigers, veilig en verantwoord? Dat bepaalt de agenda van NS’, zegt Van der Tak.

Daarnaast is interne communicatie essentieel. Jacco van der Tak: ‘Om de onderlinge verbondenheid in het bedrijf te waarborgen nemen we allerlei initiatieven: webinars met leden van het bestuur, kaarten-stuur-acties voor collega’s.’

Het is een tijd van nieuwe creativiteit. Spoorcollega’s die normaal treinen reviseren maken nu voedingen voor beademingsapparaten. Managers bellen collega’s kris kras door het hele bedrijf om betrokkenheid voor hun werk te tonen. Voor Jacco van der Tak betekent dat tien telefoontjes per dag.

Nu de crisis langer duurt pakt hij ook weer andere dossiers op. ‘Het is nu een tijd van én-én. En de crisis te lijf gaan én zorgen dat ook gebruikelijke besluitvorming doorgaat.’

Veel marcheert gewoon door

Bij Mark Esseboom van IBM marcheert al het lopende werk door. Consultaties van de overheden, suggesties aan departementen. Voorstellen van de EU waarop onze reactie wordt gevraagd. Commentaren op stukken van de koepelorganisaties. Al die afspraken zijn blijven staan. Alleen nu omgezet naar video conferences.

Nu alle fysieke bijeenkomsten zijn afgezegd benut Tim Stok van RELX de vrijgekomen tijd nog meer voor business as usual. Hij werkt aan position papers en consultaties over dataprotectie, anti-witwasserij, kunstmatige intelligentie.

Public affairs en de maatschappelijke rol

Veel nieuwe werkzaamheden voor de PA-professionals die we spreken hebben te maken met de maatschappelijke rol van bedrijven. In de eerste weken van de crisis heeft IBM gratis hulp aangeboden in de vorm van expertise en tools – juist ook aan klanten die in beslag werden genomen door crisismaatregelen, vertelt Mark Esseboom.

Zo hielp IBM het Rotterdamse centrum waar de IC-beddencapaciteit werd verdeeld. Esseboom: ‘Dat is dus werk buiten de traditionele belangenbehartiging. Dat is toch anders, meer in een team-modus met gelijkwaardige rollen. Ik ben me ervan bewust dat een overheid dan denkt: als ze eenmaal binnen zijn, kan ik er niet meer vanaf. Maar van onze kant is het een oprecht aanbod om te helpen.’

Om beleidsmakers en wetenschappers in de hele wereld te helpen in de strijd tegen corona heeft dochteronderneming Elsevier van RELX alle wetenschappelijke artikelen gerelateerd aan covid-19 publiekelijk beschikbaar gesteld, vertelt Tim Stok. ‘Veel mensen waren dankbaar voor het feit dat we daarmee de hoogwaardige wetenschap zo snel vrijelijk beschikbaar stelden. Ik heb ook het idee dat er nu meer waardering is voor goede wetenschappelijke informatie. De experts nemen het weer een beetje over.’

Natuurlijk helpen de maatschappelijke initiatieven bij toekomstige belangenbehartiging. Maar Tim Stok noemt het ook een morele plicht, zeker van de grote bedrijven, om het maatschappelijke belang boven het economische belang te zetten.

Dit is deel 1 van een korte serie over public affairs in coronacrisis. Heb jij hele andere ervaringen? Laat die ons weten.

Sybrig van Keep en Bas Lans werken bij communicatiebureau De Issuemakers. Erik van Venetië is trainer en adviseur op het gebied van public affairs.

Met medewerking van Noor Broeders van De Issuemakers.